چرا باید در معاملات و قرارداد‌ها از اسناد رسمی استفاده کنیم؟

باشگاه خبرنگاران جوان- در بستر پیچیده روابط اجتماعی و اقتصادی، اسناد رسمی به عنوان ستون‌های استوار نظام حقوقی، نقشی حیاتی و چندوجهی در حفظ نظم، تضمین حقوق و مهم‌تر از همه، پیشگیری و کاهش جرایم ایفا می‌کنند. این اسناد که تحت نظارت مراجع صلاحیت‌دار (مانند دفاتر اسناد رسمی، دادگاه‌ها یا ادارات ثبت) و با رعایت تشریفات قانونی معین تهیه و ثبت می‌شوند، صرفاً برگه‌هایی کاغذی نیستند، بلکه تجسم عینی اعتماد، تعهد و شفافیت در جامعه هستند. 

ویژگی‌های منحصر به فردی، چون اعتبار قاطع (قابلیت استناد در مراجع قضایی بدون نیاز به اثبات)، تاریخ معتبر، امنیت بالا (در برابر جعل و تزویر) و علنی بودن نسبی، آنها را به ابزاری نیرومند در مبارزه با بزهکاری تبدیل کرده است.

اسناد رسمی چگونه زمینه کاهش جرایم را فراهم می‌کنند؟
نقش کاهنده جرم اسناد رسمی عمدتاً از طریق چند مکانیسم کلیدی محقق می‌شود.

نخست، ایجاد شفافیت و رفع ابهام است. در معاملات مالی بزرگ مانند خرید و فروش املاک، شرکت‌ها یا اموال باارزش، سند رسمی با ثبت دقیق جزئیات طرفین، موضوع معامله، مبلغ و شرایط آن، هر گونه ابهامی را که می‌تواند بستر اختلافات شدید و جرایمی مانند کلاهبرداری، تصرف عدوانی، خیانت در امانت یا صدور چک بلامحل را فراهم کند، از بین می‌برد. این شفافیت، امکان پنهان‌کاری و سوءاستفاده را به حداقل می‌رساند. 

دوم، اثبات مالکیت و حقوق قانونی است. اسناد رسمی مانند سند مالکیت ملک، سهام شرکت یا گواهی‌های ثبت اختراع، دلیلی محکم و غیرقابل انکار برای اثبات حق فرد ارائه می‌دهند. این امر به شدت از جرایمی، چون سرقت، اختلاس اموال، تصرف غیرقانونی و تعرض به حقوق مالکیت فکری جلوگیری می‌کند، چرا که سارق یا متجاوز به خوبی می‌داند که مالک اصلی با استناد به سند رسمی، به سهولت می‌تواند حق خود را احقاق کند.

سومین مکانیسم، ایجاد بازدارندگی است. فرآیند تنظیم سند رسمی مستلزم احراز هویت دقیق طرفین توسط سردفتر، حضور شهود و ثبت اطلاعات در دفاتر قانونی و سامانه‌های ملی است. این فرآیند، هزینه ارتکاب جرم را به شکل قابل توجهی افزایش می‌دهد. فردی که قصد کلاهبرداری در یک معامله ملکی را دارد، می‌داند که ردپای او به صورت رسمی ثبت شده و پیگرد قانونی او بسیار آسان‌تر خواهد بود. قانون الزام ثبت معاملات اموال غیرمنقول مصداق بارز این نقش بازدارنده است. این قانون با الزام به ثبت هرگونه نقل و انتقال یا معامله راجع به املاک در دفاتر اسناد رسمی و سامانه‌های دولتی، عملاً امکان خرید و فروش‌های پنهانی، دوباره فروشی یک ملک به چندین نفر (کلاهبرداری‌های زنجیره‌ای معروف به "پونزی") و انکار معاملات را به شدت محدود کرده و شفافیت کامل در بازار املاک ایجاد می‌کند. این آگاهی از ثبت رسمی و پیگرد قطعی، به خودی خود یک عامل بازدارنده قوی محسوب می‌شود.

چهارم، تسهیل کشف جرم و اجرای عدالت است. در صورت وقوع جرم مرتبط با موضوع یک سند رسمی (مثلاً جعل یک قرارداد یا تخلف از مفاد آن)، وجود سند معتبر اصلی، کار مراجع قضایی و انتظامی را برای کشف حقیقت، اثبات جرم و شناسایی مجرمان بسیار ساده‌تر و سریع‌تر می‌کند. این سرعت و دقت در کشف و مجازات، به نوبه خود بازدارندگی عمومی را تقویت می‌کند.

سند یکی از مهمترین ادله اثبات دعوی در محاکم حقوقی و کیفری است

حمیدرضا بوالحسنی معاون قضایی رئیس کل دادگستری استان لرستان در رابطه با اهمیت تنظیم اسناد رسمی در معاملات و قرارداد‌ها و در گفت‌و‌گو با میزان، اظهار کرد: سند یکی از ادله پرکاربردی است که امروز در تمام محاکم مورد استناد و استفاده قرار می‌گیرد. بعد از اقرار که به تعبیر حقوق‌دانان به عنوان شاه‌کلید اثبات دعوی شناخته می‌شود، سند یکی از مهمترین ادله اثبات دعوی در محاکم حقوقی و کیفری به شمار می‌رود.

سند چیست؟
وی در تعریف سند، گفت: هر نوشته‌ای که در مقام دعوی و دفاع قابل استناد باشد، سند محسوب می‌شود؛ بنابراین هر نوشته‌ای ممکن است که سند باشد، اما سندی که در دعوی مورد استفاده قرار می‌گیرد باید قابلیت استناد داشته باشد.

معاون قضایی رئیس کل دادگستری استان لرستان تصریح کرد: طولانی‌ترین آیه قرآن که در سوره بقره آمده است به اهمیت ادله اثبات دعوی اشاره دارد و تاکید می‌کند که در معاملات خود از سند استفاده کنید و در مراحل بعدی به شهادت شهود و سایر ادله استناد شود. زیرا گواهانی که ما به عنوان شاهد می‌گیریم ممکن است بر اثر مرور زمان دچار فراموشی شوند یا فوت کنند برای همین سند دلیلی است که همیشه ماندگار است و می‌توان به آن استناد کرد.

وی در اهمیت وجود اسناد رسمی و کمکی که به تحقق عدالت می‌کنند، یادآور شد: به گفته حقوقدانان اهمیت و ارزش حق بستگی به دلیل آن دارد. اگر ادله اثبات دعوی قوی باشد می‌توانیم به حق مدنظر خود برسیم و سند یکی از قدرتمندترین دلایل برای اثبات دعواست.

بوالحسنی با اشاره به اینکه اسناد به دو دسته عادی و رسمی تقسیم می‌شوند، تاکید کرد: قانونگذار تعریفی از سند عادی ارائه نکرده است، اما سند رسمی را تعریف کرده و تصریح داشته که هر سندی غیر از سند رسمی، سند عادی محسوب می‌شود.

وی ادامه داد: قانونگذار در تعریف سند رسمی بیان کرده که سندی در حضور مامور رسمی دفاتر اسناد رسمی یا در اداره ثبت اسناد صادر شود، سند رسمی است؛ بنابراین سند ازدواج، شناسنامه، پاسپورت و ... سند رسمی هستند، اما چک و سفته و ... سند عادی هستند. 

تفاوت اسناد رسمی و عادی در چیست؟

معاون قضایی دادگستری استان لرستان در تشریح تفاوت‌های سند عادی و رسمی نیز، گفت: اسناد رسمی از اعتبار خاصی برخوردارند و فقط با اثبات ادعای جعل می‌توان آن را باطل کرد. یعنی اعتبار اسناد رسمی تا جایی است که اگر مامورین دولتی یا حتی قضات به آن اعتبار ندهند مستوجب مجازات خواهند شد. 

قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول

وی با تاکید بر اینکه یکی از مواردی که باعث برقراری نظم در جامعه می‌شود، بحث وجود اسناد رسمی است، بیان کرد: در بحث اموال غیرمنقول قانونگذار در ماده ۲۲ قانون ثبت، به موضوع اسناد رسمی اشاره کرده است. با توجه به قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول مصوب ۱۴۰۳ است در بحث اموال غیرمنقول نقل و انتقال اموال حتما باید از طریق سند رسمی انجام شود و در همین راستا از سوم تیر ماه ۱۴۰۳ نقل و انتقال املاکی که سند حدنگار دارند با سند عادی امکان‌پذیر نیست.

چرا باید در معاملات و قرارداد‌ها از اسناد رسمی استفاده کنیم؟

وی اضافه کرد: اسناد عادی هرچند سند و قابل استناد هستند، اما ممکن است موجب انکار و تردید قرار گیرند و از اعتبار خاصی برخوردار نیستند؛ بنابراین مبایعه‌نامه و قولنامه ممکن است سند باشند، اما، چون اعتبار سند رسمی ندارند باید احتیاط کنیم و تا جایی که ممکن است در معاملات خود از سند رسمی استفاده کنیم.

بوالحسنی گفت: در بحث نقل و انتقال خودرو نیز باید دقت داشته باشیم که بلافاصله بعد از تنظیم سند، فک پلاک انجام گیرد. اگر در این زمینه وکالتنامه تنظیم شده باید فورا آن را اعمال کنیم، چون با فوت مالک، وکالتنامه از اعتبار ساقط می‌شود و ممکن است ورثه حاضر به انتقال سند خودرو باشند.

بر پایه این گزارش؛ در غیاب اسناد رسمی، فضای مناسبی برای رشد جرایم مالی فراهم می‌شود. اعتماد جای خود را به سوءظن می‌دهد، اختلافات به راحتی به درگیری‌های خشونت‌بار یا کلاهبرداری‌های سازمان‌یافته تبدیل می‌شوند و اثبات حقوق قانونی به چالشی پرهزینه و گاه غیرممکن بدل می‌گردد. بنابراین، ترویج فرهنگ استفاده از اسناد رسمی در کلیه معاملات و تعهدات مهم، نه تنها یک اقدام احتیاطی حقوقی، بلکه یک استراتژی پیشگیرانه اساسی در کاهش جرایم و تامین امنیت اقتصادی و اجتماعی جامعه است. اسناد رسمی، با برقراری نظم حقوقی و افزایش هزینه ارتکاب بزه به عنوان سدی محکم در برابر بی‌قانونی عمل می‌کنند و بستری امن برای فعالیت‌های مشروع فراهم می‌آورند.